אומנות ההתנהלות בזמן

מבוא

ניהול זמן וניהול משאבים בעסק הולכים יד-ביד, כי חובה לנהל את הזמן מנקודת המבט של ניהול העסק.

ניהול הזמן בעסק הקטן הוא נושא מרכזי בעולמם של כל בעלי העסקים. עד גיל 35 הייתי שכירה, היה לי ברור מה הן המטלות שלי, מהי האחריות המוטלת עלי, ומה עלי לעשות בכל שעת עבודה. הייתי העובדת המשקיענית שנשארת שעות לאחר תום יום-העבודה, כדי לעבוד בשקט ולהספיק מה שהחסרתי. אבל בסוף היום הייתי סוגרת את המשרד ומתפנה לחיי הפרטיים, גם אם השעה היתה מאוחרת.

כשפתחתי את העסק שלי, התחלתי לעבוד, כמו רובנו, בדבקות במטרה, בלמידה של שעות, בשיווק, בניהול, במכירות ועוד. העומס המוטל עלי היה כבד, ודי מהר פניתי לשיווק ולמכירות, כדי לייצר הכנסה.

ניהול עסקים למדתי מעבודה של שנים בעסקים קטנים, שנים שבהן שימשתי כיד-ימינו של בעל העסק: ניהול התזרים והנהלת החשבונות, טיפול בלקוחות, שיווק ומכירות, וסיוע בקבלת ההחלטות של בעלי העסקים שעבורם עבדתי. נוסף על כך, כשפתחתי את העסק שלי, החלטתי להתמקצע ולקחתי קורס אינטרנטי במינהל עסקים. זה עזר לי להבין טוב יותר מהו מבנה העסק, וכך לפתח את השיטה שתכירו בספר זה.

הסוד שלי, או – אם תרצו – ה'סופר-פאוור' שלי, היא התארגנות. את המיומנות הזאת רכשתי עוד בבית. למדתי להתחיל את היום בהכנת רשימת משימות, ולגשת להגשמתה בחריצות ללא גבולות. בחודשים הראשונים שעברו עלי כבעלת עסק חשבתי שאני עובדת נכון, אך בפועל השקעתי זמן רב מדי בלמידה, והזנחתי את הטיפול בשיווק ובמכירות.

בתקופה ההיא התגוררתי עם אמי, שם היה לי קל להתפנות לעבודה נטו במשך שמונה עד עשר שעות. לאחר כמה חודשים עברתי לגור אצל אחותי ומשפחתה, שם התחלתי להתמודד עם הצורך להיות חלק ממשק-הבית, בהסעות ילדים ובמשימות הקשורות לצרכים השונים של בני המשפחה. זו הייתה הפעם הראשונה שהבנתי את הקונפליקט של הורים העובדים מהבית, ובו-בזמן צריכים לנהל את משק-הבית. למדתי כיצד להציב את הגבולות בין אילוצי העסק לבין צורכי המשפחה.

הבנתי גם את ההבדל המגדרי בין נשים לגברים באחריות על אחזקת הבית, מילוי צרכי בני המשפחה ותפישת המשימות. השיח על הגבולות הפנימיים והחיצוניים שלי קיבל פרספקטיבה חדשה, ולכן בחנתי מחדש את הנושא. בספר זה נעסוק בכך לא מעט.

עסקתי בעיקר בבניית תהליכי עבודה בעסקים. תהליך העבודה מקיף את כל מחלקות העסק, ובדרך כלל הוא סובב סביב הלקוח וחוויותיו. במהלך עבודתי עם בעלי עסקים שונים על מהלכי עבודתם, עלו שוב ושוב סוגיות ניהול הזמן וניהול המשאבים. לקוחות אמרו לי: 'מעולה, עכשיו אני יודע מה אני צריך לעשות בכל שלב בתהליך העבודה עם הלקוח, אבל איך אני עושה את הכול כשהדברים לחוצים?'

השאלה הזאת מצד הלקוחות שלי גרמה לי לעצור ולבחון מחדש את אופן ניהול התהליכים, לצידו, בחנתי את הגישה לניהול הזמן. כתוצאת כל אלה יצרתי מודל המאפשר את השילוב בין ניהול הזמן לבין תהליכי העבודה. בזכות השילוב הזה בניתי את המודל המוצג בספר זה.

בעבודה עם בעלי עסקים שונים גיליתי שיש טווח רחב של הרגלי עבודה. בקצה האחד שלו – אנשי עסקים העובדים מהבוקר עד הלילה ללא הפסקה וללא איזון. לא תמיד מתבצעת עבודתם בשיא היעילות. בקצה השני שלו – אנשים המתקשים להתמיד בעבודתם, כי הם לחוצים וכי יש להם מחוייבויות רבות, וזמן רב למלא את כולן. הם מתקשים להתרכז ולפעול באפקטיביות. אנשים שונים מתנהלים בדרכים שונות. לא תמיד מושגת יעילות, וגם אם יש – אנשי העסקים חשים אשמה על מה שלא הספיקו: גם בתחום העסק, וגם בתחום החיים הפרטיים. איזון בין חיים בעבודה לבין החיים הפרטיים הוא אתגר גדול עבור הרבה מאוד אנשים העובדים מהבית. זו אחת הסיבות שבחרתי לכתוב ספר זה.

רוב השיטות המדוברות לניהול זמן הן תיעדופים של משימות. אני מצאתי שלוש בעיות עיקריות בשיטות האלה.

הבעיה הראשונה: בשיטות אלה לא נותנים את הדעת לניהול העסקי, כלומר, לא מביאים בחשבון כלים לניהול העסקי. על פי שיטות אלה מתייחסים לכלל המשימות בעסק כליחידה אחת, ולכן ייתכן שמשימות מתחומים מסויימים יישארו תמיד בתחתית סדר העדיפויות.

השנייה: בשיטות מסויימות אין נותנים כלים להתמודדות עם הצדדים הרגשיים בעבודה ובסביבתה, ולכן כשנתקלים במחסום בלתי צפוי נוטים להיעצר במקום, או לפסוח עליו ולהמשיך לדבר הבא. כך מבזבזים אנרגיה רבה על ניסיון לצלוח את המחסום הרגשי או להתעלם ממנו, וזמן רב הולך לאיבוד. ומה שבעיניי הוא הגרוע ביותר – היווצרות תחושת אשמה והיעדר מסוגלוּת הנלווית להכרה במחסום.

והשלישית: מתוך שיחות עם בעלי עסקים המתקשים בניהול זמן גיליתי, שרובם מתקשים לתעדף. רבים מהם מתקשים לוותר על חלק ממשימותיהם לטובת השלמתן של אחרות, או שהם כורעים תחת עומס הדברים שצריך לעשות, ולכן מוותרים על חלק מהעבודה ודוחים את רוב המשימות.

הרבה מאוד מדברים על כמות העסקים הנסגרים בשנים הראשונות לקיומם. הטענה המקובלת היא שהסיבה לכך היא כספית. למיטב הבנתי, הרבה עסקים לא יודעים להתנהל, מאחר שניהול עסק הוא, בין השאר, שאלה של הבנת המחלקות השונות המרכיבות את העסק כולו, ומה הן כוללות. כשאין איזון בהשקעת המשאבים, העסק מתקשה לצמוח ולהרוויח. בספר זה תוכלו ללמוד לעומק את נושא המחלקות והניהול העסקי המאוזן כפי שאני רואה אותו. תוכלו ליישם את הידע שתרכשו לשיעורין, או במקביל, ולפעול עניין-עניין או בבת-אחת ביעילות רבה יותר, בעסק שלכם.

רמת הציפיות של בעלי עסקים קטנים מעצמם גורמת לעבודה לא מאוזנת ולא מאורגנת, הפוגעת בתפוקות של העסק וביעילות. השיח הפנימי בין השאיפות והחלומות הנוגעים בעסק לבין ההספק בעולם מלא גירויים וציפיות מאיתנו העלה גם אצלי בשלבים שונים שאלות קשות ורגשות אשמה, כאשר הדברים לא התקדמו בקצב שציפיתי שיתקדמו בו, או לפי הציפיות שלי מעצמי. בזכות עבודה עצמית של חמלה, קבלה ורכות, יישומן גם בתחום העסקי, ראיתי שאני לא לבד. השיח הפנימי, ובו אני מנסה להחליט אם לוותר לעצמי ולהרגיש אשמה או לקבל את המצב כמו שהוא ולעבוד על שיפור, הוא שיח בין הרבה בעלי עסקים לבין עצמם.

המודל שפיתחתי הוא החיבור בין המעשי-הפרקטי, המנטרל חלק גדול מהתיעדופים ובונה מפת פעולה ברורה, לבין הרגשי והפנימי. זה מודל היוצר גישה שתקדם בעלי עסקים מתוך המציאות הלחוצה של החיים בארץ. אלו הם הדברים הקטנים, הם משנים את החוויה שלנו ומשפרים את היעילות – מחד גיסא, ואת איכות החיים שלנו – מאידך גיסא.

כולנו רוצים להשיג יותר עשייה ויותר כסף בפחות זמן. לשם כך כתבתי את הספר הזה. אלא שניהול עסק וניהול הזמן הם אתגרים עבור כולנו, בעלי העסקים. זאת מאחר שהתקופה שבה אנו חיים מאופיינת בעודף גירויים.

גם אני רוצה להימנע מגבייה, לא כיף לי להתעסק עם הכספים. גבייה בפרט וכספים בכלל הם נושא טעון (ברמה התרבותית של רובנו). גם אני מצאתי את עצמי נסחפת בזמן שלי לדברים כמו הפייסבוק ומאפשרת לרצונות של אחרים 'לגנוב ממני' את הזמן. כשהבנתי שהמחיר שאני משלמת הוא שהעסק שלי לא מתקדם מספיק, ידעתי לומר שהבעיה היא אני.

אמרתי לכל אלו שמבקשים את הזמן שלי: 'מספיק!' פשוט שמתי גבולות. זה התחיל מבפנים. הפסקתי להיות טובה לכולם והתחלתי להיות ממוקדת-מטרה, טובה אל עצמי ואל העסק שלי. העסק שלי חשוב, ולא יכול להיות שאתם מבקשים את הזמן שלי ללא הפסקה.

השיטה שפיתחתי מאפשרת לי להתחיל כל יום וכל חודש בידיעה ברורה באשר ללוח-הזמנים שלי. באמצעות השיטה אני בונה לוח-זמנים ומפנה זמן לטפל בכל הדברים שהעסק צריך — בכל המחלקות המרכיבות אותו: הפיתוח, השיווק, המכירות, שירות הלקוחות, הייצור והכספים. בשיטה שפיתחתי התכנון הרבה יותר קל, ונשאר זמן גם לכל ה'עזים' ולשאר הבלתמי'ם שצצים בחיינו ובעבודה.

אבל יותר מתכנון זמן, מה שחשוב לי הוא השקט הנפשי שלי, הידיעה שאני לא רק עובדת, אלא שלצד העסק המטופל כל הזמן יש לי גם מקום וזמן למשפחה ולחיים. זה הסיפוק, זה הרווח הגדול.

מניסיוני האישי ומניסיונם של לקוחותיי למדתי, שבניהול הזמן יש צורך בגישה יצירתית מערכתית. חשוב לנהל את הזמן בגישה הנוגעת לניהול העסק כולו, ולא למקרה נקודתי אחד או למצב נקודתי אחר. לנהלו בשיטה שאפשר להתקדם בה בשלבים, ולהטמיע בשלבים חלקים ממנה, כדי לשפר הכל בהדרגה. אין חובה להתחיל מיד בשינוי דרסטי על פי שיטה זו. בזכות התמדה ויחס של חמלה אפשר להתאים חלקים מהשיטה לאורח-החיים שלך, ולשפר אותם.

כשאנו מקפידים על ניהול הזמן קורה תכופות, שאנחנו נצמדים אל השינויים ומחליטים: 'ממחר נעבוד אחרת'. בדרך כלל החלטה כזאת מחזיקה מעמד כמה ימים, ואחריהם אנחנו חוזרים אל ההתנהלות הקודמת. החזרה להתנהלות הקודמת יוצרת תחושות של אכזבה עצמית ואשמה, אנו מרגישים שאין לנו די 'משמעת עצמית'.

מימי בית הספר אני זוכרת, איך בכל שנה הייתי מבטיחה לעצמי אחרי כל חופשת לימודים שמעכשיו אעשה שיעורי בית בכל יום, אתמיד בהכנתם ואגיע תמיד מוכנה. מאחר שכילדה שיעורי הבית לא היו בראש סדר- העדיפויות שלי, ובבית לא דרשו ממני לעשות אותם, לא היו לי הרגלים ושיטות, ולאחר ימים ספורים הפסקתי להכין שיעורי בית וחזרתי לסורי.

התנהלות עסקית היא כמו דיאטה. מכירים את זה שיום אחרי חג אנחנו מכריזים: 'מהיום דיאטה', מתחילים מיד בתפריט קיצוני המחזיק מעמד ימים ספורים, ומיד לאחריו אנחנו חוזרים לסורנו ולהרגלי האכילה הקבועים שלנו? כך גם בנוגע לעסק שלנו. לא פעם אנו מכריזים: 'ממחר אעבוד ביעילות', אבל כל עוד אין עבודה על הרגלים חדשים, על שיטה ועל זמן התמדה, גם במקרה זה אנחנו חוזרים מיד לסורנו.

רגע אחד של תחושת כישלון קטנה או של מעידה עשוי ליצור משבר שגורר חזרה אל הרגלים ישנים. כדי להימנע מכך, כדאי לבנות בשלבים את ההתנהלות החדשה – זאת על ידי הוספת כלים בהדרגה. כך ההתנהלות העסקית הנכונה הולכת ומשתפרת בהתמדה, בעדינות ובלי רגשות אשם, הנובעים מאי-עמידה בציפיות.

בכל עסק, מהרגע שהוא נפתח, אם מדובר בבעל עסק שעובד לבדו או בבעל עסק המעסיק עובדים, יהיו שבע מחלקות: פיתוח, שיווק, מכירות, שירות לקוחות, ייצור, גבייה וכספים. יש מחלקה נוספת, שאפשר לכנות אותה המחלקה השמינית; היא מחלקת כוח-אדם וניהול. כדי לעבוד ביעילות, יש לאזן בין המחלקות השונות ולתת מענה לכל הפרטים הנובעים מהחלוקה הזאת.

בספר הזה אתמקד בעסק שלך ולא בניסיון לשנות אותך. אתמקד בכלים שיסייעו לך הן ברמה האישית והן בראייה העסקית. כדי להפוך מעצמאית או פרילנסרית לבעלת עסק שמנהלת את הפעילות בגישה מקצועית ועסקית.

בעלת עסק, גם אם היא עובדת לבד, יכולה להתנהל התנהלות ארגונית נכונה ואף להעסיק אנשים לצידה בכובעים השונים שיש בעסק. אם היא מבינה מה הן הפונקציות בעסק שלה, קל לה יותר להיעזר במיקור-חוץ. אם היא מבינה מה הם תהליכי העבודה ומכירה את המחלקות, היא יכול ליצור מערכת נכונה לניהול העסק והמשאבים שבו.

בפתח ספרי חשוב לי להבהיר, כי אני מאמינה שאין פתרון אחד נכון לכולם. אלא שילוב בין הפתרונות והתאמה אישית לכל אחת על פי אופייה, דרכי פעולתה, הרגליה, האסטרטגיות שלה, וכדומה. כדי לעבוד נכון באמצעות הספר אמליץ לבחור בכמה עקרונות מבין העקרונות המוצגים, וליישם אותם בהדרגה. מומלץ לעשות את העבודה הפנימית בכנות, ולבדוק מה הדברים הגורמים לך לבזבז זמן ולהיסחף, ממה את נמנעת ומה גורם לך לוותר לעצמך על עצמך.

אחת השאלות המרכזיות שהספר יעסוק בהן היא שאלה שכל בעלת עסק מתמודדת איתה: איך להיות יעילים יותר ואיך לנהל את הזמן והעסק בצורה שתפיק תוצאות טובות יותר. זאת נעשה בארבעת חלקי הספר ובחלק – הכלים.

מדוע הזמן בורח? ואיך משפרים את היעילות במאות אחוזים?

כדי להתחיל בהתנהלות יעילה ואפקטיבית, כדאי שנבין איך אנו פועלות כעת. מומלץ לבדוק מה הם הגורמים העיקריים בתמהיל ההתנהלות שלך. מה הם הגורמים לזמן לברוח. נראה כיצד מתמודדים עם כל נושא בנפרד, כלומר, האם יש לך נטייה לברוח לנושאים אחרים, לפייסבוק ולפעילות אחרת – ולכן הדברים הנחוצים לא נעשים? האם יש לך נטייה לאפשר לאג'נדות אחרות, לרצונות ולצרכים של אחרים, להפריע לך להתקדם לעבר הגשמת המטרות שלך? נרצה לטפל בכל אחד מהגורמים. נשתמש באסטרטגיות שונות כדי לתת לגורמים אלה מענה. בחלק הראשון נרחיב וניצור מודעוּת ומנגנוני התמודדות.

אחרי שנבין מה הגורמים המעכבים ומפריעים לנו בחלק הראשון, נדבר על עקרונות של התנהלות נכונה. בחלק השני אתן מיגוון הצעות, ובהן פתרונות שיעזרו לך לשפר התנהלות. אני לא מאמינה שאפשר להגיע ל-100% אפקטיביות ויעילות, אנחנו בני אדם ויש לנו רגשות וצרכים. כמו שלא ניתן להגיע למיצוי הפוטנציאל האנושי ב-100%, כך אין אנחנו מגיעים ליעילות מלאה. אבל, אם את מאמינה שאת יכולה להספיק יותר – את כנראה צודקת. אנחנו נדבר על המרכיבים של ההתנהלות הנכונה המתאימה לך. בזאת נטפל בחלק השני.

אסביר את העקרונות השונים להתנהלות נכונה. אלו הם הקווים המנחים אותנו בהתייחסות אל הניהול העסקי של המשאבים ושל הזמן. עקרונות אלה הם המצפן שנחזור אליו בכל פעם מחדש. כשהעקרונות יהפכו להיות טבע, כל ההתנהלות תהיה יעילה יותר.

מתוך מיגוון העקרונות שנבחן כדאי לבחור בשניים או בשלושה המתאימים לך ביותר ולהתחיל בהם. לאחר שתתרגלי אליהם, אפשר לחזור אל הספר ולבחור בעיקרון נוסף אחד או שניים, וכך להמשיך להתקדם. כדי שתוכלי להטמיע חלק מהעקרונות ולהשתמש בהם שימוש פרקטי יותר, בחרתי להוסיף לצידם דפי עבודה.

אני מאמינה שאחרי התנסות בשיטות העבודה, תתחילי להרגיש התייעלות, והדבר יעודד אותך להוסיף עוד שיטות. והיעילות תעלה.

שינוי התפישה ממשימות למחלקות

בחלק השלישי של הספר אסביר על מחלקות העסק, על תפקידה של כל מחלקה, ואיזו פעילות של העסק משוייכת אליה. החשיבות בהבנת החלוקה של העסק למחלקות היא בשינוי תפישת העסק והזמן. נחליף תפישת-זמן ממוקדת-משימות בתפישת זמן ממוקדת-מחלקות. כשאנו מתחילים לחלק את משאבי העסק והזמן לפי מחלקות ולא לפי משימות, קל יותר לתעדף משימות, ואפשר לעסוק בחלוקת המשאבים מנקודת ראות עסקית, שעל פיה מאזנים את חלוקת המשאבים.

בניית התנהלות

בחלק הרביעי נבנה יחד התנהלות חדשה ונכונה. אציג בפניכם אפשרויות ואראה כיצד בונים את הניהול החדש. אמליץ להתחיל לאט-לאט, לא להפוך את ההתנהלות כולה ביום אחד. שינוי מטמיעים צעד אחר צעד, לאט-לאט, מתחשבים בעצמנו. קל לנו יותר לבצע שינויים קטנים, מאשר ללכת חזיתית כנגד ההתנהלות היום-יומית. הדבר דומה לדיאטה, כפי שהזכרתי בתחילה: אם נתחיל דיאטה בצום, כנראה נישבר מהר מאוד. לעומת זאת, אם נחליט לאכול קוביית שוקולד אחת בכל יום במקום ארבע, או חצי כדור גלידה ביום במקום שניים, ולאט-לאט נוסיף במקומם סלטים ופירות ונוריד לחם, מטוגנים ועוד – יהיה לנו קל יותר לרדת במשקל. אני מאמינה בשינוי תהליכי, ולכן אני מציעה לבחור בכל פעם באחד מבין מכלול הכלים והתפישות שאציג ולהטמיע אותם צעד אחר צעד. בכל פעם שתושג הטמעה ותורגש התקדמות, תוכלו לעבור אל הכלי הבא.

כלים פרקטיים שיעזרו לך לבצע

בחלק החמישי אציע גם עזרים טכנולוגיים ועזרים שאינם טכנולוגיים, ובאמצעותם תוכלו להמשיך לעבוד ביעילות על פי הכלים שאתן. בעת ציונו של כל כלי ארחיב על השימוש בו. רוב הכלים בגירסתם הבסיסית הם חינמיים, ויש כלים שבגרסתם המתקדמת הם בתשלום חד-פעמי או מתמשך.

אני ממליצה לעבוד עם הכלים, כדאי לשים לב שהפתרון הוא בשינוי התפישה של משאבי הזמן וניהולם בעסק, ולא בכלים הטכנולוגיים. הכלים הטכנולוגיים נועדו אך ורק לתמוך בהטמעת השינויים בשיטת הניהול.

מילה אישית לנשים שבינינו

להיות אישה בעולם-עסקים גברי ולעמוד בציפיות החברה, וגם בציפיות שלך מעצמך בתפקידים הנוספים שלך בחיים, זה אתגר גדול. חלק מאיתנו אינן חוות את הקונפליקט בצורה משמעותית, וחלק חיות בתחושת אשמה תמידית שאינן טובות מספיק.

הספר הזה חדשני בכמה דברים. ראשית, הוא הראשון שאני מכירה שמציע שילוב של ניהול זמן ועסק שנכתב בידי אישה לנשים, ולאנשים שאינם מסוגלים לסגור מאחוריהם את דלת המשרד ולהתעלם משאר התפקידים המיועדים להם (אמא, בת, רעיה וכו'). בנוסף, המודל הוא הוליסטי ומגיע מהגישה שהאדם הוא העסק. את אדם מורכב, ולא ניתן להפריד בין העולם הרגשי שלך, ניהול העסק שלך, ושאר המחויבויות והרצונות שלך.

החידוש המשמעותי שנכון גם לגברים הוא ההבנה, שלא ניתן לנהל את הזמן בעסק בלי להבין את המבנה העסקי וההרמוניה שעלינו ליצור בין המרכיבים השונים, כדי להגיע גם ליעילות בעשייה וגם לעסק מתפקד ורווחי.

משפט אחרון שהייתי רוצה שתשמרי בראש בזמן קריאת הספר – שהעובדה היא שאת יכולה לעשות הכל, ובמקביל – לא אומרת שאת חייבת או צריכה. הכוונה היא, שעם כל הרצון העז שלך לתת, מותר לך לבחור שלא לעשות הכל בעצמך. מותר לך לבקש עזרה ולהיעזר, וזה לא מפחית דבר ממך או מהעשייה שלך. מגיע לך גם לנוח ולאפשר לעצמך זמן הפוגה לטובת עצמך בלבד, ולא לטובת אף אחד אחר.

אני מאמינה שתתעשרי בהרבה תובנות ופרספקטיבה מקריאת הספר, ותסגלי לך יעילות ביישום העקרונות והשיטה.

מאמינה בך

דאסי