ניהול פרויקטים בגובה העיניים

הקדמה

כולנו מנהלים פרויקטים

בין שמדובר באנשי תעשייה, רשויות ממשלתיות ועמותות ובין שמדובר באנשי אקדמיה; בין שהם ממלאים תפקיד בתחום הטכנולוגי, החינוכי, הפיננסי, משאבי האנוש, התמיכה והשירות ובין שהם ממלאים כל תפקיד אחר – לכל עשרות העובדים והמנהלים שאני פוגש כל שבוע יש אתגר משותף: הם מובילים פרויקטים במסגרת עבודתם השוטפת, והם עושים זאת גם בחייהם האישיים.

לעיתים קרובות המנהלים שלנו, הלקוחות שלנו וגם אנחנו עצמנו חושבים על רעיונות חדשים או על יוזמות חדשות שמטרתם לענות על צרכים ארגוניים או אישיים חשובים, לדוגמה: יום הדרכה ייחודי, קמפיין שיווקי חדש, הטמעת מערכת חדשה בארגון, פיתוח יכולות חדשות לאפליקציה, היערכות הארגון לביקורת, עבודת תזה, שיפוץ גדול, הפקת חתונה או תכנון טיול לחו'ל.

לא פעם הרעיון נהדר, אך הביצוע מאתגר: צריך לעמוד בלוחות זמנים, התקציב מוגבל, אנחנו תלויים באנשים רבים, מופעל לחץ מצד לקוחות ומנהלים ויש בלת'מים (אירועים בלתי מתוכננים). הבעיה מחמירה כשלצד העיסוק בפרויקטים רבים, הארגון, הקולגות ואנחנו עסוקים גם בפעילויות שוטפות אחרות. לאף אחד אין זמן לתכנן, ואיש אינו פנוי להקשיב. אנחנו במאבק תמידי להתקדם עם הפרויקט, לכבות שריפות ולקבל תשובות מאנשים, ושוברים את הראש איך להסביר ללקוחות ולהנהלה את העיכובים שיש בפרויקט או את החריגה מהתקציב.

זוהי המציאות היומיומית של כל מי שנדרש להוביל פרויקט. זוהי המציאות היומיומית של כולנו, כי כולנו מנהלים פרויקטים, גם אם לא כתוב כך במפורש בתיאור התפקיד שלנו.

כולנו רוצים להצליח בתפקידנו – ולשם כך למדנו, הוכשרנו וצברנו ניסיון לאורך השנים – ופתאום נוחתים עלינו פרויקטים, ואנו נאלצים להתמודד עם מצבים שאין לנו כלים להתמודד איתם. חסרות לנו מיומנויות ושיטות עבודה שיעזרו לנו לצלוח את הפרויקט בשלום. הפער בין הציפיות של הארגון מאיתנו ושלנו מעצמנו לבין נקודת הפתיחה בפרויקט יכול לערער את ביטחוננו העצמי ולגרום לנו לתחושות תסכול, החמצה ואכזבה.

אך כדי להצליח בניהול פרויקטים לא חייבים לעבור הכשרה פורמלית בתחום. לאחר יותר מעשרים שנה של ניהול פרויקטים בדרגי ניהול שונים, התמקדתי בשנים האחרונות בהקניית טכניקות פרקטיות ופשוטות לעובדים ולמנהלים, שמסייעות להם להגיע בהצלחה לקו הסיום של הפרויקט. בספר זה אשתף אתכם בכל הידע שרכשתי בעשרים שנות ניהול בסביבות ארגוניות מורכבות ובניסיון הרב שצברתי בייעוץ, בליווי אישי ובהנחיית קבוצות של מנהלים בארגונים רבים.

אומנם אנחנו לא צריכים לעבור הכשרה בניהול פרויקטים, אולם כדאי שנדע לחשוב כמו מנהלי פרויקטים, להכיר מושגים בסיסיים בניהול פרויקטים ולשלוט בכמה כלים מעשיים, ובהם:

• הגדרת מטרות חכמות לפרויקט.
• הבנה מהן אבני הדרך המרכזיות בשביל להגיע למטרות האלה.
• זיהוי בעלי העניין המרכזיים.
• רתימת הקולגות והמנהלים לפרויקט.
• הצגת תוכנית עבודה לפרויקט.
• ניהול הסיכונים המרכזיים בפרויקט.
• מעקב אחר התקדמות הפרויקט.
• ניהול תקשורת אפקטיבית עם ספקים, לקוחות ומנהלים, וכמובן עם קולגות.

באמצעות ניהול מקצועי ואחראי של הפרויקטים שלנו ניצור מסגרת שתסייע לנו בדברים האלה:

1. הגדלת הסיכוי להשגת מטרות הפרויקט, על פי ציפיות הלקוחות וההנהלה.
2. הימנעות מסיכונים שעלולים להביא לחריגות מלוחות הזמנים ומהתקציב.
3. שיפור התקשורת ושיתוף הפעולה בין הגורמים המעורבים בפרויקט, כך שנקבל החלטות טובות יותר ונפחית חיכוכים מיותרים.
4. ניצול טוב יותר של המשאבים לטובת השגת מטרות הפרויקט: זמן, כסף, ציוד וימי עבודה.
5. עמידה בציפיות המנהלים והלקוחות והגדלת שביעות הרצון שלהם מהפרויקט ומאיתנו.

הספר מתאים לכל מי שעוסק בפרויקטים בארגונים קטנים או גדולים, לעצמאיים בעלי עסק, וכמובן הוא יכול לשמש ככלי עזר לסטודנטים ולניהול לפרויקטים מגוונים בחיים האישיים. הכלים והטכניקות, הכוללים תכנון, ארגון, רתימת אנשים, בקרה, ניהול סיכונים ותקשורת, יסייעו לכם להצליח בכל תחום בחיים, הן בקריירה, הן בלימודים והן בחיי היומיום. המיומנויות מתאימות לכל תחום בתעשייה ולכל עיסוק מקצועי: מכירות, שיווק, פיתוח, כספים, משאבי אנוש, תמיכה ועוד.

הנחיות לקריאה אפקטיבית בספר

• מכיוון שכולנו מנהלים פרויקטים, בכל מקום שבו השתמשתי במושגים מנהל הפרויקט / מוביל הפרויקט התכוונתי לכל מי שמוביל בפועל פרויקט, גם אם תפקידו הרשמי אינו ניהול פרויקטים.
• לכל אורך הספר נלמד מושגים אוניברסליים, השגורים בפי מרבית מנהלי הפרויקטים באשר הם. ייתכן שחלק מהמושגים הם אופנה חולפת, אך חלקם שרדו עשרות שנים של ניהול פרויקטים, ולכן חשוב לי לציין אותם.
• בספר משולבות תיאוריות, דוגמאות ושאלות לעבודה עצמית. במהלך הקריאה מומלץ לעצור ולהרהר בהן. מומלץ בחום לבחור פרויקט שאתם מעורבים בו ולתרגל עליו את הטכניקות. כך תתעצם הלמידה שלכם מהספר ותסייע להצלחת הפרויקט.
• בין פרקי הספר משובצת דוגמה לפרויקט מתחילתו ועד סופו. בחרתי להדגים פרויקט של הטמעת מערכת ארגונית לניהול משימות. מניסיוני, הפרויקטים להטמעת מערכות בתחום משאבי האנוש, המכירות, השירות והתמיכה, הכספים ועוד – דומים בארגונים השונים. עולם התוכן עשוי להיות שונה, אבל ניהול הפרויקט דומה.
• על אף הכבוד שאני רוחש לשפה העברית, שיבצתי בספר מושגים בלועזית השגורים בחיי היומיום בארגונים.
• כל מיומנות ניהולית יכולה להיות רלוונטית להצלחת הפרויקט, ולכן במקרים שמצאתי לנכון, הוספתי המלצה להעמקת הידע באמצעות ספריי הקודמים – 'להתחיל לנהל ברגל ימין', 'סודות הניהול האפקטיבי' ו'ניהול ללא סמכות'.
• מטעמי נוחות הספר נכתב בלשון זכר, אך מיועד לגברים ולנשים כאחת.

מוכנים לצאת לדרך?

בהצלחה!